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  • 西安市工商行政管理局信息档案咨询服务中心企业登记档案资料查询管理办法
    发布日期:2017-08-01   来源:市场监管局   作者:   摄影:  字体:    浏览次数:
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    第一条  为了加强企业登记档案资料的管理,规范全市工商系统企业档案查询工作,更好地为企业、机关单位和社会公众服务,根据国家工商总局《企业登记档案资料查询办法》等规定,结合工商系统档案管理工作的实际,特制定本办法。

    第二条  企业登记档案的管理查询工作,实行市局统一领导、分县局分级管理的原则,切实保证企业档案资料的完整与安全,方便企业、相关单位和公众的查询与利用。

    第三条  全市各级工商行政管理机关在依法履行职能中产生的企业设立登记、变更登记、重新登记、注(吊)销登记、年检资料以及其它相关资料等统称为企业档案。上述资料通过电子扫描、装订、整理后,分别形成电子扫描档案和书式档案;企业登记注册、变更、年检、注(吊)销时综合业务系统形成企业机读档案;机读档案和电子扫描档案统称为电子档案。

    第四条  企业档案查询分为机读档案查询、电子扫描档案查询和书式档案查询。全市工商系统企业档案查询方式以机读档案查询、电子扫描档案查询为主,书式档案查询为辅。当查询人经机读档案查询、电子扫描档案查询不能满足需要时,报市局(分、县局)信息档案咨询服务中心分管主任同意后方可查询书式档案。

    (一)机读档案查询的内容:企业基本信息、企业变更登记事项、企业注(吊)销登记事项、监督检查事项、股权出质登记事项。具体内容为:

    1、企业基本信息:名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、注册号、核准登记注册日期等;

    2、企业变更登记事项:核准设立子公司或分支机构日期、变更有关名称、住所、法定代表人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式等事项的各种登记文件及核准变更日期;

    3、企业注(吊)销登记事项:注(吊)销信息和注(吊)销原因、核准注销(吊)销日期;

    4、监督检查事项:年度检验情况(企业经营情况、财务状况、开户银行及账号除外);

    5、股权出质登记事项:出质人和质权人的姓名或名称、出质股权的数额。

    (二)电子扫描档案查询的内容:企业核准登记全部原始资料的影像扫描资料。

    (三)书式档案查询的内容:企业核准登记的全部原始资料。

    第五条   电子扫描档案内容密级的设定。企业档案是企业真实信息的记录,为保护企业的合法权益防止企业档案信息的泄露、流失,特设定电子扫描档案内容密级如下:

    (一)内部秘密级  企业档案的所有内容,仅对局领导和相关特定部门查询使用;

    (二)内部一般级  除局领导和相关负责人签署意见以外的其它档案资料,可以向特定人员提供查询服务;

    (三)外部一般级  除企业投资人身份证明、指定委托代理人的身份证明、年检企业资产负债表、损益表和“内部一般级”规定的不能查看的内容之外的其它资料,可以向所有查询人提供查询服务。

    档案查询密级的确定以档案查询人员持有的介绍信与有效证件为依据,禁止档案查询工作人员私自变更档案查询密级。

    第六条  一般查询权限。

    企业、单位和公众个人均可向全市各级工商行政管理机关查询企业机读档案和电子扫描档案。

    (一)单位须持公函或介绍信和查阅人员有效身份证件、公众个人须持身份证原件和复印件直接在档案查询窗口查阅,档案管理部门应提供机读档案的查询服务。

    (二)律师代理诉讼活动查阅电子扫描档案,须持委托书原件和复印件、法院立案证明原件和复印件、律师事务所介绍信和律师执业证;

    (三)仲裁机构查阅电子扫描档案,须持仲裁机构出具的公函、仲裁受理通知书以及查阅人的执业证件;公证机构查阅电子扫描档案,须持公证机构出具的公函、公证受理证明以及查阅人的执业证件;

    (四)银行查阅电子扫描档案,须持银行出具的介绍信、查阅人有效身份证件和有关证明;

    上述企事业单位查阅人直接到档案查询窗口,档案管理部门可为其提供“外部一般级”内容的查询服务。

    (五)查阅本企业电子扫描档案,工作人员须持营业执照副本原件、法定代表人签字并加盖企业公章的介绍信和查阅人有效身份证件;出资人须持本人身份证原件和复印件直接到档案查询窗口,档案管理部门可为其提供“内部一般级”内容的查询服务。

    (六)国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门及行政执法部门等查阅电子扫描档案,应当由其指定的本单位查阅人(二人或二人以上)提交公函或介绍信、立案证明、判决书和有效工作证件,按下列程序办理:

    1、信息中心档案查询窗口负责受理,审查查阅人查档要件,要件齐全后,由信息中心报市局(分、县局)办公室机要室;

    2、市局(分、县局)办公室受理后,分管副主任签署拟办意见,由机要室呈送主管局长审批;

    3、市局(分、县局)主管局长根据拟办意见作出审批意见;

    4、市局(分、县局)办公室机要室工作人员将批件转档案查询窗口;

    5、档案查询窗口通知查阅人进行查阅档案。

    档案管理部门严格按领导批示办理,为查阅人提供“内部一般级”内容的查询服务。

    工商行政管理机关内部的审批文书,只有在办理涉及工商行政管理机关的案件时方可查阅。

    第七条  特殊查询权限。国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关经过电子扫描档案查询程序后仍需要查阅书式档案原件时,经市局(分、县局)信息档案咨询服务中心分管主任批准后,可以在档案室进行同级书式档案的查阅。

    档案查询工作人员要严把企业档案复制关,对于电子扫描档案设定的不能查询的档案内容,在查询书式档案时亦不得复制。

    第八条  电子档案资料的打印件和书式档案资料的复制件,须加盖同级工商行政管理机关档案资料查询专用章(西安市工商行政管理局企业机读档案查询专用章、西安市工商行政管理局档案专用章)。

    第九条 企业档案查询实行有偿服务方式。按照西安市物价局关于西安红盾信息网服务收费项目及标准的复函(市物函[2009]2号),电子档案查询其收费如下:

    (一)机读档案信息查询每次/户按50元收取,按标准收取打印(复制)费;

    (二)本市企业电子扫描档案查询费每次按100元收取,按标准收取打印(复制)费;

    (三)省内异地电子扫描档案查询每次按200元收取,按标准收取打印(复制)费;

    (四)省外异地电子扫描档案查询每次按300元收取,按标准收取打印(复制)费;

    (五)公检法、纪检监察、国家安全以及审计机关查询企业档案时,免缴查询费,按标准收取打印(复制)费;

    (六)打印(复制)费:A4纸每页按0.5元收取,A3纸每页按1元收取。

    第十条  公、检、法、司等国家司法机关因鉴定需要借用企业原始档案,使该档案离开档案室时,须报经主管局长批准。经批准后,须由档案管理人员亲自携带档案,和办案人员一起进行鉴定,人不离档。鉴定工作完毕后,档案应及时交回档案室。

    第十一条  档案查询工作实行开票、收费、查档三分离,禁止工作人员私自免费查档或查档不开票。系统内部查档,须填写《企业档案内部查询登记表》,分县局因公查档需持公函与本人有效证件。

    第十二条  档案查询工作人员应填写《企业书式档案查询借阅登记表》《企业档案查询账款统计表》,查档人员填写《企业电子档案查询登记表》、《司法部门档案查询登记表》。

    第十三条  信息档案咨询服务中心档案查询工作人员违反本办法,利用职务之便,查档收费不开票,将视情节轻重参照《公务员法》、《西安市工商行政管理局信息档案咨询服务中心关于加强临时聘用人员管理的办法》进行处理。

    第十四条  本办法自印发之日起生效,由市局信息档案咨询服务中心负责解释。